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Departamento de Adquisiciones y Registro
El Departamento de Adquisiciones y Registro tiene como objetivos : Recibir, cotejar, seleccionar, sellar, foliar colocar cinta magnética y elaborar los registros y controles necesarios de los materiales documentales recibidos por Depósito Legal. Así como los trámites necesarios para la compra de materiales documentales.
Actividades
Recibir Material Documental.
Esta actividad consiste en cotejar el material documental contra los listados que elabora el área de Depósito legal y el SIID, para la entrega al Departamento de Adquisiciones y Registro.
Selección de Material Documental.
La selección tiene como actividad fundamental elegir los materiales documentales de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios del SIID y del público en general para el caso de la Biblioteca General (Centro Histórico).
La selección de materiales documentales se realiza de acuerdo a los lineamientos para la selección de material documental de la Biblioteca del H. Congreso de la Unión. En primera instancia se seleccionará el material documental que apoye al proceso legislativo y en segundo lugar todo aquel material de interés al público en general.
Cotejo en Bases de Datos Internas
Esta actividad consiste en verificar en las bases de datos (ADQ y SIABUC), la existencia de cada uno de los títulos del material documental recibido a través de Depósito Legal y del SIID.
En caso de que ya existan los materiales documentales en las bases de datos, se verifica el número de ejemplares (tres ejemplares como máximo a cada una de las Unidades), si ya existen los tres ejemplares, el material se pone a disposición para canje o donación. En caso de no existir los tres ejemplares, se turnaran los correspondientes a Registro y Control. En el caso de que el material no exista en las bases de datos se turna a Registro y Control.
Registro y Control de los Materiales Documentales
Esta actividad tiene como finalidad que todos los materiales documentales que ingresen al acervo de la Biblioteca del H. Congreso de la Unión tengan los registros y controles (número de adquisición, sellos de propiedad de la Biblioteca, protección contra robo por medio de las cintas magnéticas, etc), necesarios para su proceso técnico.
Actividades :
- Sellar los materiales documentales.
- Foliar los materiales documentales.
- Colocar la cinta magnética en los materiales documentales.
- Capturar registros en la base de datos ADQ.
- Registrar en kárdex las publicaciones periódicas.
Entrega de Publicaciones Periódicas a Servicios al Público
Esta actividad consiste en elaborar listas de las publicaciones periódicas recibidas una vez ya selladas.
Boletín de Nuevas Adquisiciones
Como parte de los servicios de la Subdirección de Apoyo Técnico se edita el Boletín de Nuevas Adquisiciones. El Boletín es un órgano de difusión que pretende dar a conocer, mediante una selección temática, las novedades editoriales que fueron incorporadas al acervo documental del SIID.
El Boletín de Nuevas Adquisiciones se elabora por el Departamento de Adquisiciones y Registro. Cada número incluye un promedio de cien registros y es distribuido a los Presidentes de Comités y Comisiones de la LVII Legislatura, además de diversos órganos administrativos y técnicos de la H. Cámara de Diputados.
La Distribución del Boletín de Nuevas Adquisiciones se hace llegar a los presidentes de Comités y Comisiones en 5 ejemplares.
Base de Datos ADQ.
El Departamento de Adquisiciones y Registro cuenta para realizar las actividades en forma automatizada, con la base de datos ADQ (base de carácter interno) que contiene los registros de los materiales documentales que se integran al acervo, excepto publicaciones periódicas.
- Recibir material documental.
- Seleccionar material documental.
- Adquirir material documental por compra, canje y donación.
- Elaborar los registros y controles del material documental que ingresa por Depósito Legal, compra, canje y donación.
- Registrar Publicaciones Periódicas.
- Entregar Publicaciones Periódicas a Servicios. (SIID y Biblioteca General)
- Entregar Material al Departamento de Procesos Técnicos.
Secretaría General
Secretaría de Servicios Parlamentarios